Privacy- en cookiebeleid (NL only)

Triumph TR Register Belgium vzw

Versie: 28 april 2026
Organisatie: Triumph TR Register Belgium vzw
Ondernemingsnummer: 0887.443.102
Website: www.trregister.be
Contact: via het contactformulier in de footer van de website

1. Wie zijn wij?

Triumph TR Register Belgium vzw, hierna “de vzw”, “wij” of “ons”, verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar clubwerking, ledenbeheer, website, evenementen, communicatie en eventuele verkoop van clubartikelen.

Wij respecteren uw privacy en verwerken persoonsgegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming, beter bekend als de GDPR/AVG, en de Belgische privacywetgeving. De bestaande privacyverklaring verwijst al naar GDPR en Belgische privacywetgeving.

De voorzitter of een door het bestuur aangeduide privacycontactpersoon volgt privacyvragen op. Dit betekent niet automatisch dat de vzw formeel een Functionaris voor Gegevensbescherming, DPO, heeft aangesteld.

2. Voor wie geldt dit beleid?

Dit beleid geldt voor:

• leden en oud-leden;
• kandidaat-leden;
• bestuursleden en vrijwilligers;
• deelnemers aan evenementen;
• bezoekers van de website;
• personen die ons contacteren;
• personen die voorkomen op foto’s of beeldmateriaal van clubactiviteiten.

Dit beleid geldt niet voor websites of diensten van derden waarnaar onze website verwijst. Raadpleeg daarvoor het privacy- en cookiebeleid van die derde partij.

3. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen persoonsgegevens wanneer dit nodig is voor een duidelijk doel.

3.1 Ledenbeheer

Wij kunnen onder meer volgende gegevens verwerken:

• naam en voornaam;
• adres;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• taalvoorkeur;
• lidnummer;
• lidmaatschapsstatus;
• betalingsgegevens;
• gegevens over deelname aan activiteiten;
• gegevens die u zelf meedeelt over uw Triumph/TR-voertuig.

Doel: ledenadministratie, opvolging van lidgeld, toegang tot ledenvoordelen, communicatie over de vzw en organisatie van de clubwerking.
Rechtsgrond: uitvoering van het lidmaatschap, gerechtvaardigd belang en wettelijke verplichtingen.

3.2 Websiteaccount en ledengedeelte

Wij kunnen onder meer volgende gegevens verwerken:

• gebruikersnaam;
• e-mailadres;
• wachtwoordhash;
• taalvoorkeur;
• sessiegegevens;
• toegangsrechten;
• technische loggegevens.

Doel: inloggen mogelijk maken, het ledengedeelte beveiligen, misbruik voorkomen en de website correct laten werken.
Rechtsgrond: uitvoering van het lidmaatschap en gerechtvaardigd belang.

3.3 Evenementen en activiteiten

Bij inschrijving voor evenementen kunnen wij volgende gegevens verwerken:

• naam;
• contactgegevens;
• inschrijving en aanwezigheid;
• betalingsstatus;
• praktische voorkeuren;
• eventueel dieetwensen of andere praktische noden die u zelf meedeelt.

Doel: evenementen organiseren, deelnemers informeren, betalingen opvolgen en de veiligheid/praktische organisatie verzekeren.
Rechtsgrond: uitvoering van de inschrijving, gerechtvaardigd belang en, waar nodig, toestemming.

3.4 Communicatie en e-news

Wij kunnen uw naam, e-mailadres en taalvoorkeur gebruiken om u informatie te sturen over:

• clubnieuws;
• evenementen;
• ledeninformatie;
• e-news;
• praktische mededelingen van de vzw.

Voor leden kan dit op basis van het gerechtvaardigd belang van de vzw. Voor niet-leden of aparte nieuwsbrieven vragen wij toestemming. U kunt zich altijd uitschrijven of bezwaar maken tegen niet-noodzakelijke communicatie.

3.5 Contactformulier, e-mail en andere berichten

Wanneer u ons contacteert, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om uw vraag te beantwoorden, zoals:

• naam;
• e-mailadres;
• inhoud van uw bericht;
• andere gegevens die u zelf meedeelt.

Wij bewaren deze gegevens niet langer dan nodig voor de afhandeling van uw vraag, tenzij verdere bewaring nodig is voor bewijs, opvolging of wettelijke verplichtingen.

3.6 Bestellingen, regalia, offertes en facturen

Wanneer u clubartikelen bestelt of een offerte vraagt, kunnen wij volgende gegevens verwerken:

• naam;
• contactgegevens;
• bestelgegevens;
• factuurgegevens;
• betalingsinformatie;
• leveringsinformatie.

Doel: offertes maken, bestellingen verwerken, betalingen opvolgen, facturen bewaren en boekhouding voeren.
Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst en wettelijke verplichtingen. Boekhoudkundige en fiscale documenten moeten in België in principe 10 jaar worden bewaard volgens de FOD Financiën.

4. Foto’s en beeldmateriaal

Tijdens evenementen kunnen foto’s of video’s worden gemaakt.

Wij maken onderscheid tussen:

1. Algemene sfeerbeelden
   Beelden waarop personen niet centraal staan of niet uniek herkenbaar zijn. Deze kunnen worden gebruikt voor verslaggeving over clubactiviteiten.
2. Gerichte herkenbare foto’s
   Foto’s waarop iemand duidelijk en uniek herkenbaar is. Voor publiek of promotioneel gebruik vragen wij in principe vooraf toestemming.
3. Foto’s in het ledengedeelte
   Voor beelden in een afgesloten ledengedeelte hanteren wij een voorzichtig beleid. Wie bezwaar maakt tegen publicatie of herkenbaarheid kan ons contacteren. Wij beoordelen het verzoek en verwijderen of anonimiseren het beeld waar redelijk en mogelijk.
4. Foto’s van minderjarigen
   Gerichte foto’s van minderjarigen publiceren wij niet zonder toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Als u bezwaar heeft tegen een foto waarop u herkenbaar bent, neem dan contact met ons op via het contactformulier.

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen geen persoonsgegevens.

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig, toegestaan of verplicht is. Dit kan onder meer met:

• bestuursleden of vrijwilligers die de gegevens nodig hebben voor hun taak;
• IT-dienstverleners, hostingproviders, e-maildiensten, betaal- of boekhoudkundige dienstverleners;
• organisatoren, partners of leveranciers wanneer dit nodig is voor een evenement;
• BEHVA of gelijkaardige koepelorganisaties wanneer dit nodig is voor lidmaatschap, clubvertegenwoordiging, oldtimergerelateerde diensten of voordelen;
• verzekeraars, hulpverleners of bevoegde instanties wanneer dit nodig is;
• overheidsdiensten, rechtbanken of toezichthouders wanneer de wet ons daartoe verplicht.

Met verwerkers maken wij afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging en verwerking volgens onze instructies.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij proberen persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.

Wanneer een dienstverlener of externe dienst gegevens buiten de EER verwerkt, doen wij dat alleen wanneer daar een passende wettelijke waarborg voor bestaat, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of uw toestemming waar vereist.

Bij externe content, zoals video’s, kaarten of sociale media, kunnen derde partijen eigen gegevensverwerkingen uitvoeren.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang of ongeoorloofde wijziging.

Voorbeelden:

• beperking van toegang tot bevoegde personen;
• beveiligde verbindingen waar mogelijk, zoals SSL/TLS;
• wachtwoordbeveiliging en rollenbeheer;
• back-ups en logging waar nodig;
• vertrouwelijkheidsafspraken met personen die gegevens verwerken voor de vzw.

Geen enkele beveiliging is absoluut. Bij een persoonsgegevensinbreuk nemen wij passende maatregelen en melden wij dit, indien wettelijk vereist, aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en/of de betrokken personen.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere termijn wettelijk verplicht of gerechtvaardigd is.

Richtlijnen:

9. Uw rechten

U heeft, binnen de grenzen van de wet, de volgende rechten:

• recht op informatie;
• recht op inzage;
• recht op verbetering;
• recht op verwijdering;
• recht op beperking van de verwerking;
• recht op bezwaar;
• recht op gegevensoverdraagbaarheid;
• recht om toestemming in te trekken.

U kunt uw rechten uitoefenen via het contactformulier in de footer van de website of via het privacycontact van de vzw.

Om misbruik te voorkomen mogen wij vragen om uw identiteit te bevestigen.

Wij antwoorden in principe binnen één maand. Bij complexe of talrijke verzoeken kan deze termijn wettelijk met twee maanden worden verlengd, mits u daar tijdig over wordt geïnformeerd. De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit bevestigt deze antwoordtermijn van één maand.

10. Klachten

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, contacteer ons dan eerst zodat wij dit kunnen onderzoeken.

U heeft ook het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Telefoon: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be

Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Cookiebeleid

11. Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer, tablet of smartphone worden geplaatst of gelezen wanneer u een website bezoekt.

Cookies kunnen nuttig zijn om:

• de website technisch correct te laten werken;
• uw taal of voorkeuren te onthouden;
• u ingelogd te houden;
• het gebruik van de website te analyseren;
• externe content, zoals video’s of sociale media, te tonen.

12. Welke cookies gebruiken wij?

12.1 Strikt noodzakelijke cookies

Deze cookies zijn nodig om de website correct te laten werken.

Voorbeelden:

• sessiecookies;
• loginfunctionaliteit;
• beveiligingscookies;
• cookies die uw privacy- of cookievoorkeur onthouden;
• taalkeuze wanneer dit nodig is voor de werking van de website.

Voor strikt noodzakelijke cookies is geen toestemming nodig, maar wij moeten u wel duidelijk informeren over het gebruik ervan. De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit bevestigt dat strikt noodzakelijke cookies niet kunnen worden geweigerd wanneer ze nodig zijn voor de werking van de website.

12.2 Voorkeurscookies

Deze cookies onthouden voorkeuren, zoals taal of weergave.

Wanneer deze cookies strikt noodzakelijk zijn voor een gevraagde dienst, is geen toestemming nodig. Wanneer ze niet strikt noodzakelijk zijn, vragen wij vooraf toestemming.

12.3 Analytische cookies

Analytische cookies helpen ons begrijpen hoe bezoekers de website gebruiken.

Voorbeelden:

• aantal bezoekers;
• meest bezochte pagina’s;
• technische fouten;
• prestaties van de website.

In België is voor analytische cookies in principe toestemming nodig, ook wanneer het gaat om first-party analytische cookies.

12.4 Marketing- en sociale-mediacookies

Deze cookies kunnen worden geplaatst door externe diensten, zoals sociale media, video’s of deelknoppen.

Voorbeelden:

• YouTube;
• Facebook;
• Instagram;
• andere externe plug-ins.

Deze cookies worden niet geplaatst vóór uw toestemming, tenzij ze strikt noodzakelijk zijn voor een door u gevraagde dienst.

13. Cookiekeuze en toestemming

Niet-strikt noodzakelijke cookies worden pas geplaatst of gelezen nadat u daarvoor een geldige, vrije, specifieke en geïnformeerde keuze heeft gemaakt.

Verder surfen op de website geldt niet als toestemming.

U kunt uw keuze op elk moment wijzigen of intrekken via de cookie-instellingenlink in de footer van de website.

14. Cookies beheren via uw browser

U kunt cookies ook beheren of verwijderen via uw browserinstellingen. Let op: als u cookies blokkeert of verwijdert, kunnen bepaalde functies van de website minder goed werken, zoals inloggen of taalvoorkeuren.

15. Externe content

Onze website kan externe content bevatten, zoals video’s, kaarten of sociale media. Waar mogelijk laden wij externe content pas nadat u daarvoor kiest of toestemming geeft. Externe partijen kunnen hun eigen cookies en privacyregels hebben. Wij hebben daar niet altijd controle over.

16. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacy- en cookiebeleid wijzigen wanneer onze werking, website, wetgeving of gebruikte diensten wijzigen.

De meest recente versie is beschikbaar op onze website. Belangrijke wijzigingen communiceren wij via de website, e-news of een andere passende manier.